Konferensbidrag

Du ansöker elektroniskt i Prisma Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. , som är Vetenskapsrådets ansökningssystem. Du skapar din ansökan i Prisma genom att fylla i textfält, hämta in information från ditt personliga konto, samt bifoga de bilagor som efterfrågas.

För att du ska kunna ansöka måste din organisation ha godkänts som medelsförvaltare Öppnas i nytt fönster. och skapat ett organisationskonto i Prisma.

För de flesta moment i Prisma finns ett användarstöd Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. som beskriver hur du ska göra, samt svar på vanliga frågor Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.. Vi uppmanar dig att ta del av dessa när du skriver din ansökan. Om du inte hittar svaret på din tekniska fråga i detta material kan du kontakta vår tekniska support Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.. Notera att det kan dröja upp till två arbetsdagar innan du får svar.

Vänligen undvik att ange ditt eller annan persons fullständiga personnummer i ansökan på andra ställen än där det särskilt efterfrågas.

Skapa personkonto i Prisma

Innan du ansöker måste du skapa ett personligt konto i Prisma Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. där du sparar dina person- och cv-uppgifter. Informationen behöver bara läggas in en gång, och kan därefter kompletteras eller ändras vid behov. Eftersom de flesta av Vetenskapsrådets utlysningar använder utländska granskare ber vi dig använda engelska när du lägger in beskrivande text i dina cv-uppgifter. Du kan även lägga in dina publikationer för framtida bruk. Observera att inga publikationer ska hämtas in från ditt konto till ansökningsformuläret.

Tänk på att skapa ditt personliga konto i god tid. De ansökningar du registrerar i Prisma kopplas till ditt personliga konto.

Även eventuella medverkande administratörer måste skapa ett personligt konto i Prisma och före sista ansökningsdag godkänna sin medverkan i ansökan.

Text

Vissa textfält går att formatera, vilket innebär att du i dessa textfält kan ändra typsnitt, teckenstorlek och justering av text, samt infoga tabeller och symboler. Om du klistrar in en text som du skrivit i ett ordbehandlingsprogram (till exempel Microsoft Word) kan du behöva efterjustera formateringen med verktygen i Prisma. Bilder kan dock inte infogas i textfälten. Vi rekommenderar att du använder typsnitten Arial, Calibri eller Verdana.

Alla textfält har begränsningar för antal tecken, vilket illustreras av teckenräknare. Om du fyller i för många tecken går ansökan inte att registrera.

Bifogade dokument och bilagor

Till vissa fält ska du bifoga en bilaga utformad enligt de instruktioner som anges. Du kan bara bifoga dokument i pdf-format och bilagan kan endast utgöras av en fil. Om bilagan ska utgöras av flera dokument måste du alltså först sammanfoga dessa. Alla bilagor har begränsningar i filstorlek och sidantal. Du kommer inte kunna registrera din ansökan med en bilaga som överskrider de angivna maxgränserna.

Signering

Både du som sökande och en behörig företrädare för medelsförvaltaren ska signera ansökan elektroniskt i Prisma. Se mer information under ”Registrera ansökan” nedan.

Vi ber dig att orientera dig i ansökningsformuläret i Prisma parallellt med att du läser nedanstående instruktioner.

Språk

Ansökan kan utformas på engelska eller svenska.

Ansökans delar

Ansökningsformuläret innehåller följande flikar:

• Beskrivande information
• Beskrivning av konferensen
• Budget och forskningsresurser
• Medelsförvaltare
• Medverkande (i denna utlysning endast administratörer)
• Cv

Nedan följer beskrivningar av vad som efterfrågas under respektive flik. Då obligatorisk information efterfrågas är detta markerat i Prisma med en asterisk (*).

Beskrivande information

Under denna flik anger du som projekttitel konferensens namn på svenska och engelska, fyller i sammanfattande information om konferensen samt väljer SCB-koder och nyckelord. Markera även vilket/vilka av våra områden din ansökan rör.

Observera att projekttiden kommer att anges som en (1) månad som standard i din ansökan.

Sammanfattande information om konferensen

Sammanfattningen av konferensbeskrivningen ska innehålla en kort beskrivning av

• den planerade konferensens namn och plats
• tidpunkt för konferensen (år-månad-dag)
• motivering av konferensen
• konferensens webbadress.

Beskrivning av konferensen

Under denna flik bifogar du din beskrivning av konferensen i pdf-format. Beskrivningen ska vara kortfattad men tydlig och omfatta högst fyra sidnumrerade A4-sidor i Arial, teckenstorlek 11, enkelt radavstånd, referenser och eventuella bilder inkluderade.

Följande information måste finnas med i beskrivningen under separata rubriker som anges i nedanstående ordning:

• Vetenskaplig beskrivning (Scientific description). Beskriv konferensens vetenskapliga innehåll.
• Betydelse (Significance) Beskriv konferensens betydelse för forskningsområdet. Det ska tydligt framgå på vilket sätt konferensen är till nytta för forskarsamhället och hur den främjar internationellt forskningssamarbete och erfarenhetsutbyte.
• Nyhetsvärde (Scientific novelty): Beskriv hur konferensen bidrar till förnyelse av forskningsområdet.
• Deltagare (Participants). Redogör för förväntat antal deltagare och hur stor andel av dem som är från Sverige.
• Föredragshållare (Invited speakers). Namnge de inbjudna föredragshållarna och redogör kortfattat för deras nuvarande forskningsverksamhet, vetenskapliga meriter. Ange vilken/vilka roller och vilket utrymme var och en av de inbjudna föredragshållarna ges (tid, eventuella andra aktiviteter) samt om de tackat ja till medverkan vid konferensen. Ange även andel män respektive kvinnor bland föredragshållarna (minst 40 procent bör utgöras av vardera kön)
• Program (Programme) Ange datum för konferensen samt preliminärt program där det framgår vilket tidsutrymme var och en av föredragshållarna ges. Ange också hur långt ni kommit med planeringen av konferensen.
• Dokumentationsplan (Dissemination activities). Ange hur erfarenheterna från konferensen sprids.
• Vetenskaplig kommitté (Scientific committee). Presentera kortfattat de personer som ingår i konferensens vetenskapliga kommitté.
• Länk till konferensens webbplats (Website). Om webbplats saknas ska du ange skäl för detta.

Budget och forskningsresurser

Under denna flik tar du upp kostnader för samt eventuell annan finansiering av konferensen. Du kan söka mellan 30 000 och 200 000 kronor, inklusive eventuella indirekta kostnader.

Kostnader

Ange rese- och boendekostnader för inbjudna föredragshållare verksamma utanför Sverige. Följande riktlinjer gäller för kostnaderna:

• Resor

Inom Europa: högst 7 000 kr/person.
Från Nordamerika och Afrika: högst 12 000 kr/person.
Från Asien, Australien, Nya Zeeland och Syd- och Mellanamerika: högst 17 000 kr/person.

• Logi

Högst 1 700 kr per natt/person.

Total kostnad för konferensen

Ansökningssystemet summerar automatiskt dina angivna budgetposter i en tabell. Det totala belopp du ansöker om ska även inkludera eventuella indirekta kostnader. Du lägger i sådana fall själv till dessa i tabellen. Det är medelsförvaltarens regler kring indirekta kostnader som du ska tillämpa. Om din medelsförvaltare inte tar ut indirekta kostnader för denna typ av bidrag, ange 0 kronor i tabellen. I kolumnen ”Annan kostnad” lägger du även till eventuella ytterligare kostnader för konferensen (som du inte söker finansiering för i denna ansökan).

För frågor om vad som räknas som indirekta och direkta kostnader, kontakta ditt lärosäte.

Motivering av sökt budget

Motivera kort varje sökt kostnad i den budget som du angivit. Redogörelsen får omfatta högst 2 000 tecken inklusive mellanslag (motsvarande cirka en halv A4-sida i Arial, teckenstorlek 11, enkelt radavstånd).

Annan finansiering

Ange din eller annan forskares finansiering för att arrangera konferensen utöver vad som söks i denna ansökan. Här anger du även eventuella intäkter från deltagaravgifter. Ange hela belopp i kronor.

Medelsförvaltare

Under denna flik anger du medelsförvaltare och hemvist för konferensen. Medelsförvaltare är den organisation som förvaltar ett beviljat bidrag och ansvarar för detta enligt aktuella villkor. Vanligtvis motsvarar medelsförvaltare och hemvist det universitet eller lärosäte respektive den institution där projektledaren som ansvarar för konferensen är anställd.

För att du ska kunna knyta din ansökan till en medelsförvaltare måste organisationen ha ett godkänt konto i Prisma. Kontakta din medelsförvaltare och be den ansöka om ett organisationskonto Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. hos Vetenskapsrådet om ett sådant inte redan finns.

Om din hemvist saknas i Prisma, kontakta organisationskontoansvarig för din medelsförvaltare. Du kommer inte att kunna slutföra registrering av din ansökan om hemvist saknas.

Medverkande

Här kan du som ansöker om bidrag bjuda in eventuella medverkande administratörer som kan hjälpa dig att lägga in och redigera information i din ansökan. När du bjuder in ska du använda den e-postadress som är kopplad till personens Prismakonto. Du kan även bjuda in en medverkande administratör som ännu inte har ett konto i Prisma, men för att denne ska kunna medverka i din ansökan måste hen sedan registrera ett eget personligt konto i Prisma. Alla eventuella medverkande administratörer måste acceptera inbjudan innan du kan slutföra registreringen av ansökan.

Observera att du inte kan bjuda in medverkande forskare till denna ansökan.

Cv

Under denna flik hämtar du in dina relevanta cv-uppgifter från ditt personliga konto i Prisma.

Följande uppgifter ska, där sådana finns, alltid ingå i ditt cv enligt de begränsningar i antal som anges:

• Utbildning: Forskarutbildning, utbildning på grund- och avancerad nivå, samt specialistexamen.
• Arbetsliv: Nuvarande anställning (inklusive uppgift om det är tillsvidareanställning eller ej) och längre relevanta anställningar du innehaft, postdoktorsvistelser (anges även som anställning om detta varit aktuellt), forskarutbyten relevanta för den beskrivna forskningen samt eventuella längre uppehåll i forskningen som påverkat din möjlighet att meritera dig som forskare.
• Meriter och utmärkelser: Docentur, handledda personer (postdoktorer och doktorander; ange det totala antalet för respektive kategori samt ange dina upp till 10 mest relevanta), dina upp till 10 mest relevanta bidrag erhållna i konkurrens, dina upp till 10 mest relevanta priser och utmärkelser, samt upp till 20 eventuella övriga meriter som är relevanta för ansökan.
• Immaterialrätt: Exempelvis patent och egenutvecklade allmänt tillgängliga dataprogram, ange dina upp till 10 mest relevanta.

Registrera ansökan

Under fliken ”Kontrollera och registrera” visas en sammanställning över de fält du behöver åtgärda i din ansökan för att kunna registrera den (exempelvis obligatoriska fält du ännu inte fyllt i, textfält med för många tecken, avvikelser från begränsningar i möjlig sökt budget). Först när du klickar på knappen ”Registrera” så genomförs registreringen av ansökan.

Kom ihåg att förhandsgranska din ansökan innan du registrerar den.

Observera! Alla du bjudit in att medverka i din ansökan måste acceptera inbjudan innan du kan registrera ansökan. Om en inbjudan inte accepterats måste den tas bort.

Den registrerade ansökan hittar du därefter i ditt personliga Prismakonto under menyvalet ”Ansökningar” under fliken ”Ansökningar och bidrag”. Fram till dess utlysningen har stängt kan du avregistrera ansökan och vid behov ändra och registrera den på nytt.

Du ansvarar för att ansökan är fullständig, det vill säga att ansökningsformuläret är korrekt ifyllt, att rätt bilagor är bifogade och att den efterfrågade informationen har lämnats i enlighet med instruktionerna. Lämna bara in material som vi uttryckligen efterfrågar. Vi godkänner inte kompletteringar efter sista ansökningsdatum, bortsett från sådana som vi ber om.

Signering

När du registrerar ansökan så signeras den av dig som projektledare. För att ansökan ska betraktas som fullständig och gå vidare i granskningsprocessen krävs också att behörig företrädare för medelsförvaltaren signerar ansökan. Företrädaren är vanligtvis prefekten vid den institution där forskningen ska bedrivas men det beror på din medelsförvaltares organisationsstruktur.

Signering av den sökande innebär en bekräftelse av att

• uppgifterna i ansökan är korrekta och följer Vetenskapsrådets instruktioner
• eventuella bisysslor och kommersiella bindningar har redovisats för medelsförvaltaren och att det där inte framkommit något som strider mot god forskningssed
• de tillstånd och godkännanden som krävs finns innan forskningen påbörjas, exempelvis tillstånd från Läkemedelsverket eller godkännande från etikprövningsnämnd respektive djurförsöksetisk nämnd
• sökande kommer att följa samtliga övriga villkor som gäller för bidraget.

Signering av medelsförvaltaren innebär en bekräftelse av att

• den beskrivna forskningen eller forskningsstödjande verksamheten kan beredas plats vid medelsförvaltaren under den tid och i den omfattning som anges i ansökan
• den sökande kommer vara anställd vid medelsförvaltaren under den tid som ansökan avser
• medelsförvaltaren godkänner kostnadsberäkningen i ansökan
• medelsförvaltaren kommer att följa samtliga övriga villkor som gäller för bidraget.

Ovanstående punkter ska ha diskuterats mellan parterna innan företrädaren för medelsförvaltaren godkänner och signerar ansökan.

Observera! Senast en vecka (sju kalenderdagar) efter sista ansökningsdatum ska behörig företrädare för medelsförvaltaren ha signerat din ansökan i Prisma för att ansökan ska gå vidare i granskningsprocessen.

Vetenskaplig kvalitet är det grundläggande kriteriet för hur Vetenskapsrådet fördelar bidrag till forskning. Din ansökan bedöms i konkurrens med övriga ansökningar utifrån nedanstående bedömningskriterier.

Bedömningen tar i beaktan hur konferensen främjar internationellt forskningssamarbete och erfarenhetsutbyte. I bedömningen ingår också att se i vilken utsträckning konferensen främjar förnyelse inom forskningsområdet samt vilken vetenskaplig betydelse konferensen förväntas ha.

Bedömningsprocess

Din ansökan bedöms av en beredningsgrupp där ledamöterna är svenska forskare. Ledamöterna i beredningsgruppen har ämneskompetens inom naturvetenskap och teknikvetenskap, medicin och hälsa, humaniora och samhällsvetenskap, utbildningsvetenskap, samt konstnärlig forskning.

Minst två ledamöter granskar och betygsätter din ansökan individuellt. Om det på grund av jäv inte finns två ledamöter som kan granska ansökan tas externa omdömen in. Hela beredningsgruppen träffas sedan på ett beredningsgruppsmöte för att diskutera och prioritera ansökningarna och slutligen lämna ett förslag till beslut till Generaldirektören.

Yttrandet som sökanden får efter att bidragsbeslut är fattat består av det sammanfattande betyget och en standardformulering.

Bedömningskriterier och vägledande frågor

Bedömningen av den vetenskapliga kvaliteten görs med hjälp av tre bedömningskriterier – nytänkande och originalitet, vetenskaplig kvalitet, samt en sammanfattning av ovanstående kriterier. Kriterierna bedöms på en sjugradig betygsskala.

För varje kriterium finns vägledande frågor som stöd till ledamöternas bedömning av din ansökan. Dessa kan även fungera som vägledning för dig när du skriver din ansökan.

Nytänkande och originalitet (1-7)

Vägledande frågor:

• I vilken utsträckning och på vilket sätt främjar konferensen förnyelse inom forskningsområdet (t.ex. användning och tillämpning av nya och befintliga metoder, sätt att närma sig teoretiska och vetenskapliga frågeställningar)?

Vetenskaplig kvalitet (1-7)

Vägledande frågor:

• Är syftet tydligt angivet?
• Vilken vetenskaplig betydelse förväntas konferensen ha?
• Är inbjudna föredragshållare, verksamma utanför Sverige, erkända forskare med hög vetenskaplig kompetens?
• Hur ges inbjudna föredragshållare utrymme att bidra med sin expertis utöver föreläsningen?
• Är spridningen av konferensens vetenskapliga bidrag säkrad?

Sammanfattning av ovanstående kriterier(1-7)

Ovanstående delkriterier vägs ihop till ett sammanfattade betyg som reflekterar beredningsgruppens samlade bedömning av ansökans vetenskapliga kvalitet.

Vägledande frågor:

• Vad är den sammanfattande bedömningen av det förväntade vetenskapliga och internationella utbytet av mötet?

Beredningsgrupp Öppnas i nytt fönster.

Vetenskapsrådets jävshantering

Vetenskapsrådets jämställdhetsstrategi

När du registrerat din ansökan och utlysningen har stängt (klockan 14.00 på utlysningens sista dag) slutregistreras din ansökan automatiskt och tilldelas ett diarienummer.

Din ansökan går sedan automatiskt vidare för signering i Prisma av företrädaren för medelsförvaltaren. Senast en vecka (sju kalenderdagar) efter sista ansökningsdatum ska ansökan vara signerad av medelsförvaltaren. Du får ett besked per e-post när ansökan är signerad.

Information om status på ansökan, diarienummer och signering av ansökan hittar du därefter på ditt konto under fliken ”Ansökningar och bidrag”.

Bedömning

Den vetenskapliga bedömningen av ansökan görs av aktiva forskare. Forskarna bedömer ansökan i konkurrens med övriga ansökningar utifrån Vetenskapsrådets bedömningskriterier (se närmare beskrivning under ”Så bedöms din ansökan”).

Om ansökan inte är utformad enligt instruktionerna så kommer det vägas in i bedömningen.

Beslut

Kort efter att bidragsbeslutet fattats publiceras besked om bidragsfinansiering på Vetenskapsrådets webbplats. Därefter finner du underrättelse om beslut och yttrande om din ansökan i ditt personliga konto i Prisma, under fliken ”Ansökningar och bidrag”. Yttrandena består av betyg och i vissa fall skriftliga kommentarer.