Talande Webb
Centrala delar i en datahanteringsplan
Vetenskapsrådet har tillsammans med Sveriges universitets- och högskoleförbund, SUHF, tagit fram en delvis omarbetad svensk översättning av Science Europe:s ”Core Requirements for Data Management Plans”. Det är en sammanställning av sex centrala delar som en datahanteringsplan bör redogöra för, med tillhörande frågor. Du kan utgå från dessa delar och använda frågorna som stöd när du tar fram en datahanteringsplan.
Observera att du inte ska skicka in någon dokumentation till oss*. Enligt våra generella bidragsvillkor intygar din medelsförvaltare att en datahanteringsplan kommer att finnas på plats när du påbörjar ditt projekt och att planen underhålls.
Förutom den centrala dokumentationen nedan bör en datahanteringsplan även innehålla grundläggande administrativa uppgifter såsom projekttitel, projektledare, diarienummer eller motsvarande, datum och version av datahanteringsplanen.
* Gäller inte Projektbidrag för digitalisering och tillgängliggörande av kulturarvssamlingar
1. Beskrivning av data – återanvändning av befintliga data och/eller produktion av nya data
- Hur kommer data samlas in, skapas eller återanvändas?
- Vilka typer av data kommer skapas och/eller samlas in, vad gäller dataformat och mängd/volymer data?
2. Dokumentation och datakvalitet
- Hur kommer materialet att dokumenteras och beskrivas med tillhörande metadata om struktur, standarder och format för beskrivningar av innehållet, insamlingsmetod m.m.?
- Hur kommer kvalitet hos data säkerställas och dokumenteras (till exempel repeterade mätningar, validering av datainmatning, m.m.)?
3. Lagring och säkerhetskopiering
- Hur säkerställs lagring och säkerhetskopiering av data och metadata under forskningsprocessen?
- Hur säkerställs datasäkerhet och kontrollerad tillgång till data avseende till exempel hantering av känsliga data och personuppgifter?
4. Rättsliga och etiska aspekter
- Hur säkerställs att data hanteras enligt de rättsregler som gäller till exempel hantering av personuppgifter, sekretess och immaterialrätt?
- På vilket sätt säkerställs det att data hanteras på rätt sätt utifrån etiska aspekter?
5. Tillgängliggörande och långtidsbevarande
- Hur, när och var kommer forskningsdata eller information om data (metadata) att tillgängliggöras? Finns det eventuella villkor, embargon och begränsningar kring tillgång till och återanvändning av data att ta hänsyn till?
- På vilket sätt säkerställs långsiktigt bevarande och av vem? Hur kommer urval av data för långtidsbevarande att göras?
- Kommer det att krävas särskilda system, mjukvaror, källkod eller andra typer av tjänster för att kunna förstå, ta del av eller använda/analysera data långsiktigt?
- På vilket sätt säkerställs användning av beständiga identifierare (PID) till exempel DOI?
6. Ansvar och resurser
- Vem ansvarar för datahanteringen och eventuellt stödjer arbetet med detta under arbetet med forskningsprojektet? Vem har ansvar för datahantering, fortsatt förvaltning, och långtidsbevarande efter projektavslut?
- Vilka resurser (kostnad, arbetsinsats eller annat) kommer att krävas för datahantering (inklusive lagring, säkerhetskopiering, tillgängliggörande och hantering för långtidsbevarande)? Vilka resurser kommer behövas för att tillse att data uppfyller FAIR-principerna?
Science Europe:s rapport med ”Core Requirements for Data Management Plans”
Frågor och svar om datahanteringsplaner
Vetenskapsrådet har i uppdrag att samordna arbetet med att införa öppen tillgång till forskningsdata i Sverige. Kravet på datahanteringsplaner är ett led i detta arbete och främjar det som kallas god datahantering. God datahantering är viktigt för att forskningsdata ska kunna användas, kvalitetsgranskas, bevaras och tillgängliggöras öppet på internet.
Kravet på datahanteringsplaner gäller Vetenskapsrådets bidrag till forskning som genererar forskningsdata.* Kravet gäller alla som beviljas bidrag från och med våren 2019.
*Undantag är bidrag till organisationer/organisationsbidrag, nätverksbidrag och konferensbidrag.
Du ska ta fram en datahanteringsplan som beskriver hur data som samlas in eller skapas i din forskning kommer att hanteras – både under forskningens genomförande och efteråt.
Din medelsförvaltare ansvarar för att en datahanteringsplan upprättas och att planen underhålls.
Finns det någon mall jag kan använda?
När du tar fram din datahanteringsplan kan du utgå från vår sammanställning av sex centrala delar som en datahanteringsplan bör innehålla (se ovan). Under varje del finns tillhörande frågor som kan fungera som stöd.
Ska jag skicka datahanteringsplanen till Vetenskapsrådet?
Nej.
Om du har frågor kring hur du ska hantera och lagra dina forskningsdata bör du vända dig till ditt lärosäte.
På Vetenskapsrådets webbplats Registerforskning.se
hittar du generell information om vad som gäller när du använder registerdata i din forskning.
Öppen tillgång till forskningsdata innebär att forskningsdata publiceras fritt tillgängliga på internet. Om dessa data kan användas och återanvändas utan andra villkor än att ange källan definieras de som öppna forskningsdata.
FAIR är ett internationellt erkänt begrepp som står för att forskningsdata är sökbara (Findable), tillgängliga (Accessible), interoperabla (Interoperable) och återanvändningsbara (Reusable). Begreppet är uppbyggt av 15 vägledande principer. Om datahanteringen uppfyller samtliga principer kan forskningsdata definieras som "FAIR".
Om du vill veta mer om hur datahanteringsplaner och FAIR-principerna förhåller sig till varandra, se s. 32–33 i Science Europe:s rapport nedan, där kopplas frågorna i de centrala delarna ihop med de olika principerna.
Science Europe – Practical guide to the international alignment of reserach data management
Om du bedriver forskning vid ett svenskt statligt universitet eller en högskola omfattas ditt arbete av forskningshuvudmannens* krav på arkivering och gallring. Det är viktigt att du vänder dig till forskningshuvudmannen för att få kunskap om vilka riktlinjer och rutiner för arkivering och gallring som gäller för din organisation. Även andra forskningshuvudmän utanför det offentliga kan omfattas av ovan angivna krav.
Forskningsdata ska arkiveras vid den myndighet, till exempel det universitet eller den högskola där forskningen har genomförts. Det kan underlätta att ta hjälp av arkivpersonal, dataskyddsombudet eller jurister i din organisation när du har frågor om hur du ska gå till väga. De allra flesta universitet och högskolor har personal som kan ge praktisk hjälp såväl som rådgivning.
Lagring av personuppgifter
Det finns regler som kan kräva gallring av personuppgifter redan under pågående forskningsprojekt. Personuppgifter får till exempel endast behandlas så länge det är nödvändigt för att uppfylla ändamålet med behandlingen. Personuppgifter som inte längre behövs ska alltså tas bort, på ett sådant sätt att bestämmelser och krav på arkivering och gallring efterlevs och kan uppfyllas.
Vad menas med lagring respektive långsiktigt bevarande?
Med lagring menas teknisk lagring av data. Långsiktigt bevarande innebär att man även säkrar att data går att hitta och förstå över tid, bland annat genom att tillföra relevanta metadata.
*Forskningshuvudmannen är den fysiska eller juridiska person i vars verksamhet forskningen utförs, till exempel ett lärosäte, en kommun, en myndighet eller ett privat företag.
I din ansökan till Vetenskapsrådet kan du söka medel för alla slags projektrelaterade kostnader. Det kan dock finnas delar i datahanteringen som ansvarsmässigt ligger på universiteten och därmed ska finansieras av dessa, som till exempel lagring av data.
Vad gäller för kostnader för att upprätta en datahanteringsplan?
Projektrelaterade kostnader för Vetenskapsrådets bidrag gäller endast sådana kostnader som uppstår under bidragsperioden, vilken vanligtvis startar 1 januari. Datahanteringsplanen ska dock vara upprättad innan forskningen påbörjas. Under förutsättning att kostnader för att upprätta en datahanteringsplan direkt kan hänföras till det aktuella projektet, och kostnaden uppstår under projektperioden (bidragsperioden) och inte tidigare, kan den inkluderas.
Publicerad den 01 april 2019
Uppdaterad den 02 april 2020